クロオビです。今回は労務業務の自動化にCopilot Studioの相性が良かったので記事にまとめました。
人事部門では、休暇制度、勤怠ルール、社会保険、在宅勤務など、日々多くの労務関連の問い合わせが寄せられます。内容は多岐にわたり、担当者は同じ質問に繰り返し回答することも多いのですが、従来のチャットボットでは運用が難しかったです。
今回紹介するCopilot Studio は、Microsoft が提供するノーコードのAIエージェント構築ツールで、特に効果を感じたのは ナレッジ登録の手軽さです。従来のチャットボットのようにFAQを1問ずつ登録する必要はなく、就業規則、給与規程、休暇制度マニュアルなどの資料をそのままアップロードするだけで、AIが内容を理解し、問い合わせに応じて適切な回答を生成してくれます。
実際に導入してみると、以下のような質問に即時回答できるようになりました。
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「有給休暇の時間単位取得は可能ですか」
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「育児休業の申請期限を教えてください」
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「在宅勤務手当の支給条件は」
これらは複数の規程を横断して確認する必要がありますが、AIはナレッジ全体を参照し、正確な回答を返してくれます。担当者が資料を探す時間はゼロになり、回答のばらつきも解消されます。
※作成は以下の動画がわかりやすかったです
📊 Copilot Studio 導入後の効果まとめ
| 効果カテゴリ | 内容 |
|---|---|
| 問い合わせ対応時間の削減 | 定型質問の約70%をAIが自動回答し、担当者の負担が大幅に軽減される |
| 回答品質の均一化 | 担当者ごとの知識差がなくなり、常に最新規程に基づいた回答が可能 |
| ナレッジ更新の容易さ | 規程改定時は資料を差し替えるだけでAIの回答が自動更新 |
| 利用率の向上（Teams連携） | 従業員が普段使う Teams 上で質問でき、利用が定着 |
| 資料検索時間のゼロ化 | AIがナレッジ全体を横断して回答するため、検索作業が不要 |
| 例外対応への集中 | AIが定型質問を処理し、人事担当者は判断が必要な案件に集中できる |
■ まとめ：労務問い合わせの自動化は人事DXの第一歩
労務問い合わせは、企業規模が大きくなるほど負担が増える業務です。しかし、Copilot Studio を活用すれば、ナレッジを登録するだけでAIが自動回答する仕組みを簡単に構築でき、人事部門の生産性を大きく向上できます。最後までお付き合いいただきありがとうございました。
